1. Objetivo
Establecer los lineamientos generales para la identificación, declaración y gestión de los conflictos de interés en las actividades de certificación de personas, garantizando la imparcialidad, transparencia y confiabilidad del proceso.
2. alcance
Aplica a todo el personal que actúa en nombre de Certi Oficial de Cumplimiento Colombia S.A.S., incluyendo socios, alta dirección, empleados, evaluadores, miembros del comité de certificación, proveedores y prestadores de servicios externos que participen en el proceso de certificación.
3. definición de conflicto de interés
Se entiende como conflicto de interés cualquier situación en la que intereses personales, profesionales, económicos o de cualquier otra naturaleza puedan influir o parecer influir en la objetividad, imparcialidad o independencia del personal en el desarrollo de sus funciones dentro del proceso de certificación.
4. PRINCIPIOS GENERALES
Certi Oficial de Cumplimiento Colombia S.A.S. garantiza que:
- Las actividades de certificación se desarrollan con imparcialidad e independencia.
- Se identifican, analizan y gestionan los riesgos asociados a conflictos de interés.
- Se implementan controles para prevenir cualquier afectación a la objetividad del proceso.
5. DECLARACIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS
El organismo de certificación requiere que todo el personal que interviene en el proceso de certificación declare de manera oportuna cualquier conflicto de interés real o potencial que pueda presentarse con cualquier solicitante, candidato o persona certificada.
Esta declaración deberá realizarse:
- Antes de participar en cualquier actividad de evaluación o certificación.
- Cuando surja una nueva situación que pueda generar conflicto de interés.
El personal está obligado a actuar de manera transparente y a informar cualquier situación que pueda comprometer la imparcialidad del proceso.
6. GESTIÓN DEL CONFLICTO DE INTERÉS
Una vez identificado un conflicto de interés, el organismo implementará las medidas necesarias para garantizar que la imparcialidad y confidencialidad del proceso no se vean comprometidas, tales como:
- Reasignación del evaluador o personal involucrado
- Exclusión del proceso
- Aplicación de controles adicionales
- Supervisión del proceso
Todas las situaciones identificadas y las acciones tomadas serán debidamente documentadas.
7. REGISTRO Y CONTROL
El organismo mantiene registros de:
- Declaraciones de conflicto de interés
8. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de todo el personal:
- Declarar los conflictos de interés
- Abstenerse de participar cuando corresponda
- Cumplir con las políticas del organismo
9. CUMPLIMIENTO
El incumplimiento de estas disposiciones podrá generar sanciones disciplinarias, contractuales o legales según corresponda.
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