1. OBJETIVO
Establecer la política y compromiso institucional de imparcialidad e independencia de Certi Oficial Cumplimiento Colombia S.A.S., garantizando que todas las actividades de certificación de personas se realicen de manera objetiva, transparente y libre de conflictos de interés, conforme a los requisitos de la NTC ISO/IEC 17024.
2. ALCANCE
Aplica a:
- Socios
- Alta dirección
- Empleados
- Evaluadores
- Comité de certificación
- Proveedores y prestadores de servicios
involucrados directa o indirectamente en los procesos de certificación.
3. PRINCIPIOS DE IMPARCIALIDAD
Certi Oficial Cumplimiento Colombia S.A.S. garantiza que:
- Las decisiones de certificación se basan exclusivamente en evidencia objetiva
- No existe influencia indebida de intereses comerciales, financieros o personales
- Se identifican, analizan y gestionan los conflictos de interés
- Se asegura la equidad en el trato a todos los candidatos
4. COMPROMISO DE INDEPENDENCIA
La organización se compromete a:
- Mantener independencia entre las actividades de evaluación y decisión de certificación
- Evitar cualquier relación que comprometa la objetividad
- Garantizar que ningún evaluador participe en decisiones de certificación del mismo candidato
- Asegurar que la certificación no esté condicionada a capacitación u otros servicios
5. GESTIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS
5.1 Identificación
Todos los actores deben declarar cualquier situación que pueda afectar su imparcialidad.
5.2 Evaluación
La organización evaluará el impacto del conflicto identificado.
5.3 Control
Se adoptarán medidas como:
- Reasignación de evaluadores
- Exclusión de participación
- Supervisión adicional
5.4 Gestión de conflictos de interés en examinadores
Certi Oficial de Cumplimiento Colombia S.A.S. garantiza que, en los casos en que un examinador (evaluador) presente un conflicto de interés real o potencial frente a un candidato, se adoptan de manera inmediata las medidas necesarias para salvaguardar la confidencialidad, imparcialidad y objetividad del proceso de evaluación.
Se consideran conflictos de interés, entre otros, aquellos derivados de relaciones personales, laborales, contractuales, comerciales o cualquier otra situación que pueda influir en el juicio profesional del examinador.
Ante la identificación de un conflicto de interés, el organismo implementa medidas tales como:
- Reasignación del examinador a otro candidato.
- Designación de un evaluador independiente.
- Exclusión del examinador del proceso correspondiente.
- Aplicación de controles adicionales de revisión cuando sea necesario.
El organismo exige a todos los examinadores la declaración previa de posibles conflictos de interés antes de participar en cualquier proceso de evaluación.
Asimismo, todas las situaciones identificadas, las medidas adoptadas y las decisiones tomadas son debidamente registradas, garantizando la trazabilidad del proceso y el cumplimiento de los principios de imparcialidad establecidos en la NTC ISO/IEC 17024.
6 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN CON LA IMPARCIALIDAD E INDEPENDENCIA
La Alta Dirección de Certi Oficial de Cumplimiento Colombia S.A.S. declara y demuestra su compromiso permanente con la imparcialidad e independencia en todas las actividades de certificación de personas, reconociendo que estos principios son fundamentales para la credibilidad, confiabilidad y reconocimiento del organismo.
En este sentido, la Alta Dirección se compromete a:
- Garantizar que las decisiones de certificación se tomen de manera objetiva, basadas exclusivamente en la evidencia de competencia y sin influencias indebidas de carácter comercial, financiero, personal u organizacional.
- Establecer, implementar y mantener mecanismos eficaces para identificar, analizar y gestionar los riesgos que puedan afectar la imparcialidad del organismo.
- Asegurar la independencia de las funciones críticas del proceso, en particular la separación entre evaluación y toma de decisión de certificación.
- Proporcionar los recursos necesarios para prevenir, controlar y mitigar los conflictos de interés que puedan surgir en el desarrollo de las actividades de certificación.
- Promover una cultura organizacional basada en la ética, la transparencia y la integridad en todos los niveles de la organización.
- Velar porque todo el personal y partes interesadas actúen bajo principios de imparcialidad, independencia y confidencialidad.
La Alta Dirección asegura que este compromiso es comunicado, entendido, implementado y mantenido en todos los niveles de la organización, y que se revisa periódicamente para garantizar su eficacia y alineación con los requisitos de la NTC ISO/IEC 17024.
7. RESPONSABILIDADES
7.1 Alta Dirección
- Garantizar la implementación de esta política
- Promover una cultura de imparcialidad e integridad
- Asegurar recursos para la gestión de la imparcialidad
- Velar por el cumplimiento de ISO 17024
7.2 Socios
Los socios de Certi Oficial Cumplimiento Colombia S.A.S. se comprometen a:
- No ejercer influencia indebida sobre los procesos de certificación
- Garantizar la independencia de las decisiones técnicas
- Evitar conflictos de interés derivados de relaciones comerciales o personales
- No intervenir en evaluaciones ni decisiones de certificación
- Promover la transparencia y la integridad institucional
7.3 Empleados
Los empleados deben:
- Actuar con objetividad, integridad y profesionalismo
- Cumplir estrictamente esta política de imparcialidad
- Declarar oportunamente conflictos de interés
- No participar en procesos donde exista relación directa con el candidato
- Proteger la confidencialidad de la información
- Evitar cualquier conducta que comprometa la independencia del organismo
7.4 Evaluadores
- Evaluar con base en evidencia objetiva
- Mantener independencia técnica
- No evaluar candidatos con los que tengan relación
- Firmar declaración de imparcialidad
7.5 Proveedores y Prestadores de Servicio
- Cumplir con los principios de imparcialidad
- No influir en decisiones de certificación
- Declarar conflictos de interés
- Respetar la independencia del organismo
8. COMPROMISO DE LAS PARTES INTERESADAS
Todos los socios, empleados, evaluadores y proveedores se comprometen a:
- Actuar con integridad
- Evitar cualquier conflicto de interés
- Mantener confidencialidad
- Respetar la independencia del proceso de certificación
- Declarar conflictos de interés
9. MECANISMOS DE CONTROL
La organización implementa:
- Declaraciones de imparcialidad firmadas
- Evaluación periódica de riesgos de imparcialidad
- Comité de imparcialidad
- Auditorías internas
- Revisión por la dirección
10. TRANSPARENCIA
Certi Oficial Cumplimiento Colombia S.A.S. garantiza:
- Acceso a información relevante del proceso de certificación
- Procedimientos claros y documentados
- Mecanismos de quejas y apelaciones independientes
11. INCUMPLIMIENTO
El incumplimiento de esta política puede generar:
- Suspensión de funciones
- Terminación de contratos
- Acciones disciplinarias
12. MEJORA CONTINUA
Esta política será:
- Revisada periódicamente
- Actualizada conforme a cambios normativos
- Evaluada en auditorías internas
13. RELACIÓN ENTRE FORMACIÓN Y CERTIFICACIÓN
Certi Oficial de Cumplimiento Colombia S.A.S. podrá establecer como requisito de elegibilidad la acreditación de formación académica o capacitación específica, conforme a lo definido en el esquema de certificación.
No obstante, el organismo garantiza que el reconocimiento o aceptación de dicha formación no compromete la imparcialidad del proceso de certificación ni reduce los requisitos de evaluación.
En este sentido:
- No se exige que la formación provenga de proveedores específicos.
- No se promueve ni se condiciona la certificación a la adquisición de servicios de capacitación ofrecidos directa o indirectamente por el organismo.
- No se otorgan ventajas, beneficios o flexibilización en el proceso de evaluación a los candidatos en función de la formación recibida.
La certificación se otorga únicamente con base en la evidencia de competencia demostrada mediante los procesos de evaluación definidos, garantizando igualdad de condiciones para todos los candidatos.
14. CONTROLES PARA GARANTIZAR LA IMPARCIALIDAD EN LA CERTIFICACIÓN DE PERSONAL VINCULADO
Con el fin de salvaguardar la imparcialidad cuando Certi Oficial de Cumplimiento Colombia S.A.S. certifica personas que mantienen vínculo laboral, contractual o de cualquier naturaleza con el organismo, se implementan los siguientes controles:
- Separación de funciones: Se garantiza que el personal vinculado que actúe como candidato no participe en ninguna etapa del proceso de certificación que le corresponda, incluyendo evaluación, análisis o decisión.
- Asignación de evaluadores independientes: La evaluación del candidato es realizada por evaluadores que no tengan relación de subordinación, dependencia, supervisión directa o interés con el candidato.
- Independencia en la toma de decisión: La decisión de certificación es tomada por una persona que no haya participado en la evaluación ni tenga relación que pueda comprometer su objetividad.
- Declaración y gestión de conflictos de interés: Se exige la declaración previa de posibles conflictos de interés por parte del personal involucrado, aplicando medidas como reasignación o exclusión del proceso cuando sea necesario.
- Revisión adicional del proceso: Se realiza una verificación adicional del proceso de evaluación y resultados, con el fin de asegurar la transparencia y consistencia del proceso.
- Registro y trazabilidad: Todos los casos de certificación de personal vinculado son documentados, dejando evidencia de los controles aplicados y de las decisiones tomadas.
- Aplicación de criterios uniformes: El candidato vinculado al organismo es evaluado bajo los mismos criterios, condiciones y niveles de exigencia definidos para cualquier candidato externo.
- Supervisión por la alta dirección: Se realiza seguimiento a estos casos por parte de la alta dirección para asegurar el cumplimiento de los principios de imparcialidad e independencia.
15. DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN
La información únicamente podrá ser divulgada cuando:
- Sea requerida por una autoridad competente en el ejercicio de sus funciones legales
- Exista autorización expresa, previa y escrita del titular de la información
En todos los casos, se garantizará que la divulgación sea controlada y limitada a lo estrictamente necesario.
Certi Oficial de Cumplimiento Colombia S.A.S. garantiza la protección de la información confidencial obtenida durante el desarrollo de sus actividades de certificación de personas. No obstante, cuando el organismo esté obligado por disposiciones legales, requerimientos de autoridad competente o normativa aplicable a divulgar información considerada confidencial, se procederá conforme a los siguientes lineamientos:
- Se informará previamente a la persona afectada sobre la información que será divulgada, indicando el alcance, finalidad y autoridad solicitante.
- La notificación se realizará de manera oportuna, antes de efectuar la entrega de la información, permitiendo al titular conocer el proceso.
- En aquellos casos en los que la ley, autoridad competente o disposición legal prohíba dicha notificación, el organismo se abstendrá de informar al titular, actuando conforme a lo establecido en la normativa aplicable.
- Se garantizará que la información divulgada sea únicamente la estrictamente requerida, evitando la entrega de información adicional innecesaria.
- Todas las divulgaciones realizadas serán registradas, dejando evidencia del requerimiento legal, la información suministrada y, cuando aplique, la notificación realizada al titular.
16. DECLARACIÓN FINAL
Certi Oficial Cumplimiento Colombia S.A.S. reafirma su compromiso con la imparcialidad e independencia, como base fundamental para la confianza en sus procesos de certificación, garantizando el cumplimiento de los requisitos establecidos por la NTC ISO/IEC 17024 y los lineamientos del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.
El organismo ha estructurado su proceso mediante la separación de funciones entre evaluación y decisión, el uso de herramientas tecnológicas que garantizan objetividad y la implementación de controles para gestionar conflictos de interés, asegurando así la imparcialidad del proceso. Además, se consideran las partes interesadas mediante criterios técnicos definidos en el esquema de certificación.
F: 2026-04-25 V: 02
